Veelgestelde vragen

Algemeen

  • Bestuursgemak is uw digitale assistent voor het bestuur. Het is een volledig ingerichte Microsoft 365-omgeving waarin vergaderen, archiveren en samenwerken samenkomen in één veilige structuur. Versnipperde informatie verdwijnt en bestuurlijke processen worden eenvoudiger en overzichtelijker.

  • Ja. Bestuursgemak werkt met persoonlijke accounts, rol- en functiegebaseerde rechten en twee-factor-authenticatie. Documenten worden centraal opgeslagen binnen uw eigen Microsoft 365-tenant en vallen onder het beveiligingsbeleid van uw organisatie.


  • Voor besturen van kerken, verenigingen en stichtingen die grip willen op documenten, vergaderingen en archieven, en daarbij niet afhankelijk willen zijn van losse vrijwilligers of versnipperde systemen.

Secretaris/Scriba

  • Bestuursgemak ondersteunt het hele proces: agenda opstellen, stukken verzamelen, distribueren en archiveren. Met één handeling zijn vergaderstukken beschikbaar voor alle deelnemers, altijd in de juiste volgorde en versie.

  • Minder zoeken, minder mailen, minder handmatige handelen en eenvoudig overdragen. Daardoor ervaren secretarissen rust en overzicht.

  • Alle documenten blijven centraal en veilig beschikbaar. Uw opvolger kan direct verder werken in dezelfde structuur. Kennis en historie blijven behouden.

ICT-verantwoordelijke

  • Alle data staat binnen uw eigen Microsoft 365-omgeving. Bestuursgemak is een inrichting bovenop Microsoft 365 en geen los extern platform.

  • Bestuursgemak levert beheer, onderhoud en helpdesk. U bent niet langer afhankelijk van één vrijwilliger of losse kennis. Dat geeft continuïteit en minder risico.

Bestuursleden

  • U logt in met een persoonlijk organistie-account en krijgt daarmee toegang tot de gegevens die nodig zijn, gebaseerd op uw rol en functie.

  • Ja. Er is altijd één centrale versie. Nieuwe of nagekomen stukken zijn direct zichtbaar voor alle deelnemers.

  • Ja. U kunt documenten gezamenlijk bekijken, bewerken en van notities voorzien, zonder heen-en-weer mailen.

  • Alle info is terug te vinden op één centrale plek en u beschikt altijd over de juiste versie van documenten. U hoeft uw privé-mailadres niet meer te gebruiken voor uw vrijwilligerswerk. Het is niet meer nodig om documenten op uw eigen computer op te slaan.

Implementatie & training

  • De invoering van Bestuursgemak verloopt gestructureerd:

    1. Inventarisatie van ICT en organisatie

    2. Overzicht van bestuursorganen en leden

    3. Geautomatiseerde inrichting van Microsoft 365

    4. Controle en validatie

    5. Starttraining voor scriba’s en secretarissen

  • Ja. Bij de start trainen we direct de secretarissen en scriba’s, zodat zij het systeem optimaal en met vertrouwen kunnen gebruiken.

  • Dan kan de invoering van Bestuursgemak sneller starten.