Informatiebeheer op het kerkelijk bureau: dit kwam uit de workshops
Goed informatiebeheer begint niet bij Microsoft 365, maar bij duidelijke afspraken. Daarna volgt een goede inrichting van de systemen. Dat bleek tijdens de workshops over informatiebeheer op de Vakdagen Kerkelijke Bureaus van 7 en 13 oktober.
Medewerkers van kerkelijke bureaus keken daar samen hoe zij informatie opslaan, delen, beveiligen en terugvinden. De knelpunten die zij noemden, spelen bij veel kerkelijke bureaus. Daarom zetten we de zes thema's hier op een rij, met praktische stappen die u zelf kunt zetten.
Wat er speelt
In alle groepen kwamen dezelfde knelpunten terug. Misschien herkent u ze. Per thema in het kort:
Logisch inrichten. Dezelfde soort documenten staat op verschillende plekken. Notulen van het CvK staan bij de een in Teams, bij de ander in OneDrive. Daardoor weet niet iedereen waar iets hoort of te vinden is.
Vergaderstukken en besluiten. Niet bij elke stap van het vergaderproces is duidelijk wie verantwoordelijk is. Nagekomen stukken gooien de agenda om. En een oud besluit terugvinden kost vaak veel zoekwerk.
Archiveren en terugvinden. Recente documenten zijn meestal digitaal te vinden, oudere papieren archieven vragen meer tijd. Dubbele bestanden en volle mailboxen maken het lastiger. Vaak weet maar één persoon waar iets staat.
AVG bij documenten en e-mail. Groepen beoordeelden dezelfde situaties heel verschillend. Denk aan een ledenlijst naar een privémailadres of werken op een eigen laptop. Dat laat zien dat er behoefte is aan duidelijke richtlijnen.
Basisbeveiliging. Niet iedereen gebruikt tweestapsverificatie (MFA). Bij veel vragen wist men niet zeker hoe het geregeld is, bijvoorbeeld bij gedeelde links of het melden van verdachte mails.
Kennis borgen bij wisseling. Veel werk hangt aan één persoon. Valt die uit, dan is niet duidelijk hoe een vervanger toegang krijgt of het werk overneemt. Er waren ook goede voorbeelden, zoals een functiemailbox en bestaande handleidingen.
Wat u zelf kunt doen
Niet elk probleem vraagt om de IT-leverancier. Vaak is een goede afspraak of een korte uitleg genoeg. Deze stappen helpen:
Spreek af waar wat staat. Leg vast welke informatie in Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive hoort. Bewaar werkdocumenten niet alleen in een persoonlijke mailbox of OneDrive.
Breng orde in het archief. Kies een vaste naamgeving, een vaste plek en afspraken over wat weg mag. Plan tijd in om op te ruimen.
Leg het vergaderproces vast. Wie zorgt voor agenda, stukken, notulen, besluitenlijst en archief? Gebruik één centrale plek.
Controleer de beveiliging. Staat MFA overal aan? Wie heeft beheerdersrechten? Zijn er openbare links die dicht kunnen? Wordt een account geblokkeerd als iemand vertrekt?
Maak werk overdraagbaar. Schrijf terugkerende taken op in korte werkinstructies. Regel toegang per functie in plaats van per persoon.
Neem mensen mee. Leg medewerkers en vrijwilligers uit waarom u iets afspreekt en hoe het werkt in de praktijk.
Begin met één ding
U hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Kies één verbeterpunt dat u op korte termijn kunt oppakken. Bijvoorbeeld MFA aanzetten, een besluitenlijst starten of één werkinstructie schrijven. Kijk daarna per onderwerp wat er nodig is: een andere inrichting, een afspraak of een korte training.
De hele presentatie zien? Klik hier op de PowerPoint te openen.
Wilt u verder praten over de situatie bij uw kerkelijk bureau? Neem gerust contact met ons op.
