Microsoft 365 voor kerken
Vergaderstukken die verspreid staan over privé-mailboxen. Documenten die u telkens opnieuw moet opzoeken voordat u ze kunt delen. En de wetenschap dat als u er als secretaris ooit mee stopt, niemand anders precies weet waar alles staat. Veel kerkbesturen werken al jaren zo, tot het bestuur besluit dat het anders moet.
Bestuursgemak is Microsoft-partner en richt deze omgeving dagelijks in voor kerkelijke besturen. Op deze pagina leest u wat Microsoft 365 voor uw kerk kan doen in combinatie met de inrichting van Bestuursgemak.
Herkent u dit?
Vergaderstukken staan verspreid over mailboxen, mappen en persoonlijke laptops.
Documenten worden gedeeld via privé-mail, met alle risico's voor de AVG en de vertrouwelijkheid van gemeenteleden.
Het archief is niet of nauwelijks op orde.
Bij een wisseling van bestuursleden of vrijwilligers gaat kennis en structuur verloren.
Er is geen vaste ICT-kracht binnen de kerk, waardoor u afhankelijk bent van goede wil.
Wat is Microsoft 365 en waarom is het relevant voor uw kerk
Microsoft 365 is het pakket met Outlook, Teams, SharePoint en Word waarmee u mailt, online vergadert en documenten deelt/opslaat. Voor kerkelijke gemeenten is er een praktisch voordeel: via het non-profitprogramma van Microsoft komen veel kerken in aanmerking voor gratis of sterk gereduceerde licenties. Dat maakt de stap financieel toegankelijk, ook voor besturen die volledig op vrijwilligers draaien.
De licentie alleen lost uw probleem echter niet automatisch op. Microsoft 365 is een verzameling gereedschap.
Hoe u dat inricht voor uw kerkbestuur, wie toegang krijgt tot welk document, hoe het kerkelijk archief bewaard blijft, hoe u voldoet aan de AVG, bepaalt of het u daadwerkelijk rust en overzicht oplevert of een nieuwe puzzel wordt.
In de praktijk zien we dat kerken soms wel Microsoft 365 hebben aangeschaft, maar nauwelijks gebruiken, omdat het niet is ingericht op hun processen. En dat is precies waarmee Bestuursgemak u kan helpen.
Wat Bestuursgemak toevoegt aan uw Microsoft 365-omgeving
De oprichter van Bestuursgemak kreeg vanuit zijn kerkverband de vraag om het archief te digitaliseren. Vanuit die ervaring ontwikkelde hij de oplossing die inmiddels meer dan 5.000 gebruikers gebruikt. De onderstaande punten voegt Bestuursgemak extra toe ten opzichte van de Microsoft 365 omgeving:
Overzicht op één plek. Met Mijn Bestuursgemak beheert u organen, leden, documenten en mailboxen centraal, met altijd de actuele informatie.
Veilig en AVG-proof. De Bestuursgemak security baseline zorgt dat gebruikers met eigen accounts werken, met duidelijke rechten en zonder risico's via privé-mail.
Vergaderen en archiveren in één stap. Zodra de vergadering is voorbereid, staan de stukken direct goed gearchiveerd, geen aparte handeling nodig.
Kerkelijk archief volgens de PKN-richtlijnen. De archiefmodule is kant-en-klaar ingericht voor Kerkenraad, College van Kerkrentmeesters en Diaconie, met een zoekfunctie die ook de inhoud van documenten doorzoekt.
Geen afhankelijkheid van één vrijwilliger. Kennis en structuur blijven behouden bij wisseling van bestuursleden, ondersteund door een deskundige helpdesk en online handleidingen.
Zo maakt u de overstap
Neem contact op voor een korte kennismaking.
Krijg een persoonlijke demo en advies op maat voor uw organisatie.
Start met een Microsoft 365-omgeving die is ingericht op uw bestuur, inclusief archief, rechten en beveiliging.
We stellen u daarvoor vier eenvoudige vragen: uw e-maildomein, de organisatieonderdelen die u wilt aansluiten, wie lid is van welk onderdeel, en welke functionele mailadressen u gebruikt. Met die antwoorden richten wij uw omgeving volledig in.
Vraag vandaag nog een demo aan
Wilt u weten hoe Microsoft 365 er voor uw kerk uit kan zien? Stuur een e-mail naar info@bestuursgemak.nl en wij laten u zien hoe andere besturen dit al succesvol gebruiken.