Microsoft 365 voor kerken
Vergaderstukken die verspreid staan over privé-mailboxen. Documenten die u telkens opnieuw moet opzoeken voordat u ze kunt delen. En de wetenschap dat als u er als secretaris ooit mee stopt, niemand anders precies weet waar alles staat. Veel kerkbesturen werken al jaren zo, tot het bestuur besluit dat het anders moet.
Bestuursgemak is Microsoft-partner en richt deze omgeving dagelijks in voor kerkelijke besturen. Op deze pagina leest u wat Microsoft 365 voor uw kerk kan doen in combinatie met de inrichting van Bestuursgemak.
Herkent u dit?
Vergaderstukken staan verspreid over mailboxen, mappen en persoonlijke laptops.
Documenten worden gedeeld via privé-mail, met alle risico's voor de AVG en de vertrouwelijkheid van gemeenteleden.
Het archief is niet of nauwelijks op orde.
Bij een wisseling van bestuursleden of vrijwilligers gaat kennis en structuur verloren.
Er is geen vaste ICT-kracht binnen de kerk, waardoor u afhankelijk bent van goede wil.
Microsoft 365 is het pakket met Outlook, Teams, SharePoint en Word waarmee u mailt, online vergadert en documenten deelt/opslaat. Voor kerkelijke gemeenten is er een praktisch voordeel: via het non-profitprogramma van Microsoft komen veel kerken in aanmerking voor gratis of sterk gereduceerde licenties. Dat maakt de stap financieel toegankelijk, ook voor besturen die volledig op vrijwilligers draaien.
De licentie alleen lost uw probleem echter niet automatisch op. Microsoft 365 is een verzameling gereedschap.
Hoe u dat inricht voor uw kerkbestuur, wie toegang krijgt tot welk document, hoe het kerkelijk archief bewaard blijft, hoe u voldoet aan de AVG, bepaalt of het u daadwerkelijk rust en overzicht oplevert of een nieuwe puzzel wordt.
In de praktijk zien we dat kerken soms wel Microsoft 365 hebben aangeschaft, maar nauwelijks gebruiken, omdat het niet is ingericht op hun processen. En dat is precies waarmee Bestuursgemak u kan helpen.
Wat is Microsoft 365 en waarom is het relevant voor uw kerk
Wat Bestuursgemak toevoegt aan uw Microsoft 365-omgeving
De oprichter van Bestuursgemak kreeg vanuit zijn kerkverband de vraag om het archief te digitaliseren. Vanuit die ervaring ontwikkelde hij de oplossing die inmiddels meer dan 5.000 gebruikers gebruikt. De onderstaande punten voegt Bestuursgemak extra toe ten opzichte van de Microsoft 365 omgeving:
Overzicht op één plek. Met Mijn Bestuursgemak beheert u organen, leden, documenten en mailboxen centraal, met altijd de actuele informatie.
Veilig en AVG-proof. De Bestuursgemak security baseline zorgt dat gebruikers met eigen accounts werken, met duidelijke rechten en zonder risico's via privé-mail.
Vergaderen en archiveren in één stap. Zodra de vergadering is voorbereid, staan de stukken direct goed gearchiveerd, geen aparte handeling nodig.
Kerkelijk archief volgens de PKN-richtlijnen. De archiefmodule is kant-en-klaar ingericht voor Kerkenraad, College van Kerkrentmeesters en Diaconie, met een zoekfunctie die ook de inhoud van documenten doorzoekt.
Geen afhankelijkheid van één vrijwilliger. Kennis en structuur blijven behouden bij wisseling van bestuursleden, ondersteund door een deskundige helpdesk en online handleidingen.
Hoe het werkt
We stellen u daarvoor vier eenvoudige vragen: uw e-maildomein, de organisatieonderdelen die u wilt aansluiten, wie lid is van welk onderdeel, en welke functionele mailadressen u gebruikt. Met die antwoorden richten wij uw omgeving volledig in.
1
Neem contact op
Laat ons weten wie u bent en wat u zoekt. We denken graag met je mee.
2
Bekijk een demo
Als blijkt dat we inderdaad bij elkaar passen, geven we u een demo inclusief prijsinformatie, zodat u een weloverwogen keuze kunt maken.
3
Start met uw omgeving
Binnen één dag kunnen we de oplossing implementeren, zodat u direct start met een overzichtelijke bestuursomgeving die werkt voor uw organisatie.
4
Hulp als je die nodig hebt
U staat er niet alleen voor. Onze helpdesk staat voor u klaar om te helpen bij al uw vragen.
Boek een demo
In een demo ziet u hoe u grip krijgt op bestuursdocumenten en vergaderingen, zonder onnodig zoeken of mailen. We laten zien hoe Bestuursgemak tijd bespaart en rust brengt in het bestuur, afgestemd op uw situatie.