Microsoft 365 voor verenigingen
Elke periode dezelfde ronde langs de vertrekkende penningmeester of secretaris: waar staan de ledenlijst, de notulen van de laatste ALV, het huishoudelijk reglement, en welke werkgroep beheerde ook alweer die ene lijst met contactgegevens? Bij veel verenigingen wisselt het bestuur regelmatig, en met elke wissel verdwijnt een stuk overzicht, tenzij de documentatie ergens centraal en overdraagbaar is vastgelegd.
Bestuursgemak richt als Microsoft-partner omgevingen in voor besturen die op vrijwilligers draaien, van kerkelijke gemeenten tot sportverenigingen en culturele clubs. Op deze pagina leest u wat Microsoft 365 voor uw vereniging kan betekenen, en hoe u voorkomt dat u met een aangeschafte licentie blijft zitten die niemand goed gebruikt.
Wat er misgaat zonder een centraal systeem
De ledenadministratie staat in een Excel-bestand op de laptop van de penningmeester.
Notulen van de ALV en het huishoudelijk reglement zijn niet voor iedereen vindbaar.
Contributie-herinneringen en ledencommunicatie lopen via losse privé-mailadressen.
Verklaringen omtrent het gedrag (VOG) van vrijwilligers die met minderjarigen werken, worden niet centraal bijgehouden.
Bij het vertrek van een bestuurslid of commissielid gaat kennis verloren die nergens is vastgelegd.
Microsoft 365 omvat Outlook, Teams, SharePoint en Word, de basis om te mailen, te vergaderen en documenten met elkaar te delen. Veel verenigingen zonder winstoogmerk kunnen via het non-profitprogramma van Microsoft in aanmerking komen voor sterk gereduceerde of gratis licenties, wat de drempel om over te stappen een stuk lager maakt.
Zoals bij veel organisaties met een klein bestuur zien we ook bij verenigingen dat een aangeschafte Microsoft 365-licentie weinig oplevert zolang niemand de tijd heeft om rechten, mappenstructuur en archivering goed in te richten. Dat inrichten is waar wij het verschil maken.
Microsoft 365: toegankelijk voor een vereniging zonder eigen ICT-afdeling
Wat Bestuursgemak toevoegt voor uw vereniging
Eén centrale plek voor leden, commissies, werkgroepen en documenten, met Mijn Bestuursgemak als overzichtelijk beheerpunt.
VOG-beheer: in één oogopslag ziet u voor welke functies een VOG nodig is, wie er een heeft aangevraagd en wie deze heeft ontvangen.
Een veilige omgeving met eigen accounts per gebruiker, zodat ledengegevens niet via privé-mail hoeven rond te gaan.
Eenvoudige overdracht van taken en toegang bij een bestuurswisseling, zonder dat kennis verloren gaat.
Functionele mailadressen per commissie of werkgroep, zodat contact met de vereniging niet aan één privépersoon hangt.
Vanuit de praktijk
Bestuursgemak ontstond vanuit de kerkelijke sector, waar de oprichter zelf ervoer hoe lastig het is om documentatie en archief op orde te houden met een team van vrijwilligers. Diezelfde werkwijze passen we nu toe bij verenigingen: van commissies en taakgroepen tot het volledige verenigingsbestuur.
Zo richten we uw omgeving in
Om te starten vragen we naar uw e-maildomein, de onderdelen (commissies, werkgroepen) die u wilt aansluiten, wie waarbij hoort en welke functionele mailadressen u wilt gebruiken.
1
Neem contact op
Laat ons weten wie u bent en wat u zoekt. We denken graag met je mee.
2
Bekijk een demo
Als blijkt dat we inderdaad bij elkaar passen, geven we u een demo inclusief prijsinformatie, zodat u een weloverwogen keuze kunt maken.
3
Start met uw omgeving
Binnen één dag kunnen we de oplossing implementeren, zodat u direct start met een overzichtelijke bestuursomgeving die werkt voor uw organisatie.
4
Hulp als je die nodig hebt
U staat er niet alleen voor. Onze helpdesk staat voor u klaar om te helpen bij al uw vragen.
Boek een demo
In een demo ziet u hoe u grip krijgt op bestuursdocumenten en vergaderingen, zonder onnodig zoeken of mailen. We laten zien hoe Bestuursgemak tijd bespaart en rust brengt in het bestuur, afgestemd op uw situatie.